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Fremdfirmenverwaltung
.EXTERNAL

 

Unternehmen kaufen mehr denn je externe Dienstleister wie Handwerker, Logistiker, Berater oder Spezialisten ein. Für die Unternehmenssicherheit und die Zutrittsverantwortlichen bedeutet dies, dass sich immer mehr externe Personen in den Unternehmensgebäuden aufhalten und oftmals selbstständig Zugang zu Räumen, Informationen und IT Infrastrukturen haben, deren Kontrolle und Aufsicht man keinesfalls dem Zufall überlassen sollte.

Die Anwendung .EXTERNAL bietet in Verbindung mit bereits vorhandenen IT-Systemen die Möglichkeit, die hohen Anforderungen an die Verwaltung externer Personen auf Basis von digitalisierten Prozessen zu steuern. Ebenso gelingt es mit der webbassierten Anwendung die damit verbundenen Auftrags-, Berechtigungs sowie Verwaltungsprozesse transparent und verlässlich in der jeweiligen betrieblichen Umgebung abzubilden.

Die involvierten Personengruppen können problemlos durch hinterlegte Regeln verwaltet werden. Außerdem  kann jederzeit transparent nachvollzogen werden, wann sich welcher Fremdfirmenmitarbeiter in Ihrem Unternehmen befand bzw. befindet und welche Bereiche ihnen zugänglich waren bzw. sind.

.EXTERNAL unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Fremdfirmenprozesse – und zwar lückenlos, transparent und vollkommen regelbasiert.

Entscheiden Sie selbst: wie detailliert möchten Sie sich über .EXTERNAL informieren? 

Die Kurzbeschreibung der Fremdfirmenverwaltung .EXTERNAL

bildet alle Informationen zu externen Organisationen und deren Mitarbeiter ab

Verwaltung & Steuerung kann standort-, unternehmens- und betriebsstättenübergreifend geschehen

Bestellungen und Aufträge als Grundlage sammelt Informationen und steuert automatisiert Folgeprozesse

implementiertes Auftrags- und Beziehungsmanagement

Berechtigungen steuern und verhindern regelbasiert integrierte Vorgaben

Verwaltung mittels
Life Cycle
Management

Das Unternehmen kann den kompletten Lebenszyklus des Datensatzes einer externen Person abbilden und steuern – von den Vorbereitungen des Einsatzes, zum Eintritt bis hin zum Aus- und gegebenenfalls zum erneuten Eintritt.

Steuerung über Bestellungen und Aufträge

Die Steuerung über Bestellungen und Aufträge bestimmt welche Gültigkeit der Datensatz einer Person hat und damit auch die Berechtigungen und Zutritte dieser Person. Mit dieser Anwendung können die Gültigkeiten für Berechtigungen automatisiert gesteuert werden und die manuelle Pflege entfällt.

Initiierung und Durchführung von Prozessen

Sobald der Bestellprozess für einen externen Mitarbeiter initiiert wurde, werden alle betroffenen Stellen automatisiert informiert. So wird gewährleistet, dass dem externen Mitarbeiter zum Arbeitsbeginn alle benötigten Berechtigungen, der Ausweis usw. genehmigt wurden und zur Verfügung stehen.

Revisionssichere Dokumentation und Reporting

Mit der Anwendung werden stets die gesetzlichen Vorgaben befolgt und die Daten externer Personen können jederzeit lückenlos und transparent abgerufen werden.

.secure.EXTERNAL – typischer Fremdfirmenprozess.

.EXTERNAL– Anwendungscase

Flexibilität

Externer Mitarbeiter gleich Externer Mitarbeiter? Weit gefehlt! So spezifisch Ihre internen Mitarbeiter und deren Aufgaben, Tätigkeiten, Ausstattung und Berechtigungen sind, so ist die Situation grundsätzlich auch bei den Externen. Nur mit dem Unterschied, dass die Regelprozesse für On- und Offboarding, Betreuung, Verantwortlichkeiten, Ausstattungen und Unterweisungen viel häufiger, viel schneller und vor allem von weit mehr Personen in Ihrem Unternehmen geleistet werden müssen, als bei internen Kollegen. Die spezifischen Anforderungen an die Steuerung externer Personen kennen wir gut – und wir können Ihnen versichern: so unterschiedlich die Requirements in Ihren Prozessen auch sein mögen – wir haben die notwendigen Werkzeuge um diese Prozesse bei Ihnen abzubilden. Flexibilität und Varianz sind Grundpfeiler unserer Standard-Systemarchitektur. Wir freuen uns auf Ihre besonderen Anforderungen!

Regelbasierte Automation

„Mass Customization“ ist ein alter Hut? Mitnichten – das Gegenteil ist der Fall. .secure.EXTERNAL bietet Flexibilität und steuert gleichzeitig durch ein stabiles Regelwerk verlässlich die Abläufe. Alle Aufgaben und Regularien die für On- und Offboarding, Bestellungen, Ausstattungen, Berechtigungen u.v.a.m. benötigt werden, können entsprechend der betrieblichen und gesetzlichen Vorgaben sowie Policies eingerichtet werden. Die intelligenten Algorithmen sorgen dann dafür, dass die Prozesse, Daten und Regularien eingehalten werden. Die mit den reichhaltigen „BestPractice“ Tools der .secure Standardsoftware „komponieren“ Sie Ihre Abläufe nach Ihren Anforderungen: Ob für Advisors für das Topmanagement, Berater, Dienstleister, Handwerker oder alle anderen Kategorien von externen Mitarbeitern. Die Regeln ermöglichen eine konsistente und revisionssichere Verarbeitung der Prozesse innerhalb der Anwendung und über Systemgrenzen hinweg.

100% browserbasiert

Browserbasiert bedeutet für Software aus dem Hause gis nicht nur die Bedienung der Anwendung mit einem Standardbrowser auf allen denkbaren Endgeräten. Browserbasiert bedeutet in diesem Zusammenhang ein ganzes Ecosystem, über welches die .secure Software und das Unternehmen digital miteinander verbunden sind – Beteiligte als Benutzer. Über sichere Portale können relevante Informationen ausgetauscht werden: Meldungen über externe Personen, Aufgabenlisten, erforderliche Unterweisungen, Ausstattungen, Ein-/Austritte, Auftragsdate. Kurzum, alles was zum Start, zur Durchführung, zur Änderung und zur Beendigung eines Auftrags/Mandats gehört. Und dies gilt für interne und externe Beteiligte bzw. Bearbeiter oder Verantwortliche der Aufträge gleichermaßen – ob am Arbeitsplatzrechner, über mobile Geräte oder Self Service Stationen – die Anwendung steht berechtigten Nutzern weltweit standortunabhängig zur Verfügung.

System- & Prozessintegration

Mit circa nur einem Klick und in einem Workflow Prozessschritt wird ein Auftrag ganz einfach und unkompliziert um zwei Wochen verlängert – und alle relevanten Datensätze, Systeme, IT-Berechtigungen, Zutrittsausweise, VPN Zugänge, Ressourcen u.v.a.m. werden automatisch und nachvollziehbar aktualisiert. Das ist nur ein typisches Beispiel dafür, wie wir System- und Prozessintegration verstehen. Auf Basis von Bestellungen, Aufträgen und Verantwortlichkeiten werden Systeme, Berechtigungen und Ausstattungen für externe regelbasiert gesteuert. Das WIE, WAS, WANN, WARUM – bestimmen Sie. Die verfügbaren modernen Technologien und Komponenten verbinden Welten – zwischen Intern und Extern, vollständig automatisiert, regelbasiert und nachvollziehbar.

Schnittstellen

Die Welt ist vielfältig, bunt, interaktiv und „connected“ – es gab noch nie ein größeres Potential wie heute, um Systeme miteinander zu verbinden. Moderne Schnittstellentechnologien und Systemarchitekturen lassen Systeme in Verbindung treten – leistungsfähig, verlässlich, sicher und schnell. Ob Bestellungen aus ERP Systemen generiert werden und in dem Workflow System .secure weiterverarbeitet werden, ob Prozesse innerhalb von .secure initiiert werden oder Daten über Self Service Portale eingegeben werden – Schnittstellen versorgen die angeschlossenen Systeme in einem Bruchteil einer Sekunde mit den aktuellsten Informationen. Dabei wird kein System „vergessen“, denn wir von der .secure Plattform wissen zu jedem Zeitpunkt, WANN WAS WOHIN/WOHER übertragen bzw. bezogen wurde.

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