Outlook meets .VISIT –
mit nur 1 Klick

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Wie aus einem Outlook Termin ganz automatisch ein regulärer Besuchsprozess entsteht.
Outlook Terminplanung und Besuchsprozess komplett in einem Vorgang.

Sie planen Ihre beruflichen Termine und Besprechungen mit internen und externen Teilnehmern aktuell in Outlook und müssen sich anschließend noch um weitere Abläufe im Rahmen der Besucherverwaltung kümmern?

Nicht wenn Sie unser Outlook Add-In „Visitor-Registration“ nutzen!
Denn das macht unser Add-In entweder vollkommen selbstständig – oder Sie ändern die speziellen Angaben und Services für das Meeting im integrierten Outlook Add-In schnell in einem Zug gleich mit.

Das Ergebnis ist: Alle Beteiligten, ob Besucher, Rezeptionist, Room- & Catering Service, Werkschutz usw., werden informiert, Ressourcen, wie Parkplatz und Räume reserviert, Systeme, wie WLAN oder Zutrittssysteme für den anstehenden Besuch vorbereitet – vollkommen automatisch und entsprechend Ihren betrieblichen Vorgaben.

Und falls es anders kommt als geplant – die Änderungen, wie Terminverschiebung oder weitere Teilnehmer einfach können Sie einfach wie gewohnt in Outlook durchführen – und wir kümmern uns darum.

Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise und Anwendungsgebiete von Outlook Add-In „Visitor-Registration“ in unserem Errklärvideo

 

Am Anfang steht der Outlook Termin. Am Ende ein erfolgreiches Meeting.
Dazwischen, das webbasierte Add-In und .secure.VISIT.

Das webbasierte Outlook-Add-In eröffnet vielfältige und flexible Einsatzbereiche rund um Ihre Besuchsprozesse – und das während Sie Ihren Termin in Outlook erstellen und planen. In diesem Tutorial wird Ihnen die Funktionsweise des Add-Ins aufgezeigt und Sie erfahren, wie einfach Prozesse mit externen Teilnehmern inklusive der Buchung diverser Services mit dem Outlook-Add-In durchgeführt werden können.

Einsatzbereiche

Besuchervoranmeldung und Terminvereinbarung

Besuche und Besucher direkt über Outlook voranmelden und verwalten (erstellen, verschieben, stornieren usw.)

Reservierung von Services (WLAN, Parkplatz, Räume usw.)

Automatisierter Einladungsversand an Besucher (inkl. QR-Code, Anfahrtsskizze, Informationen)

Berechnung der benötigten Unterweisungen

Änderung der Termine und direkte Aktualisierung der Informationen

Vorschläge bei Änderungen für die Anpassung der Services

Rollengesteuerte und personenspezifische Berechtigungen

Automatisierte Vergabe Zutrittsrechte und Ermittlung der benötigten Besucherausweise

Die Wahl der Technologie ist entscheidend. Wir haben uns für die entschieden, welche Ihnen die größten Vorteile sichert – heute und vor allem morgen!

Die Technologien, die im Microsoft Umfeld anzutreffen sind, sind aktuell zweigeteilt – und unterscheiden sich grundsätzlich. Es sind zum einen lokale Installationen von Outlook verfügbar, aber auch browser- bzw. webbasierte Technologien sind möglich. Der Wandel hin zu den webbasierten Anwendungen vollzieht sich rasant. Mischformen sind mittlerweile nicht selten anzutreffen.

Für lokale Anwendungsfälle werden die sogenannten VSTO Add-In-Technologien verwendet, während für webbasierte Anwendungsfälle Web Add-In-Technologien zum Einsatz kommen. Im Anwendungsbereich von MICROSOFT TEAMS stehen wiederum andere Add-In-Technologien zur Verfügung.
Die Unterschiede der oben genannten Technologien sind gravierend.

Die Mehrzahl der Anbieter setzt im VSTO Umfeld auf eine Add In Technologie die „fest verdrahtet“ ist: die Funktionalität des Add-In’s liegt in der lokalen Outlook Installation. Dies bedeutet, dass bei jeder Änderung, auch bei kleinen Funktionen, wie bspw. Anpassung von Labels, Änderungen von Mussfelder, zusätzliche bzw. abweichende Maskenelemente usw., die Add-In’s komplett neu

  • getestet
  • freigegeben
  • und ausgerollt

werden müssen. Diese notwendigen Prozessschritte sind die absoluten Kostentreiber beim Betrieb von Add-Ins.

Auch aus diesem Grunde haben wir von der gis eine komplett andere Strategie für unsere Kunden umgesetzt. Das .secure.Outlook Add-In basiert auf Web-Technologien. Das bedeutet: die oben genannten drei sehr kostenintensiven und permanent wiederholende Prozess Schritte nur einmal zu gehen sind – alle Änderungen, Anpassungen, Verhaltens- und Regeländerungen sind serverseitig durchführbar und es sind keinerlei weitere Aktionen, welche enorme Aufwände mit sich ziehen, erforderlich.

Ein weiterer Grund ist, dass wir heute schon die möglichen Varianzen und Einsatz Szenarien in Ihren Unternehmen hinsichtlich der Verwendung von einem

  • lokalen Microsoft Outlook
  • webbasierten Microsoft Outlook
  • webbasierten Microsoft Teams

unterstützen können. Das Outlook Add-In ist jetzt schon webbasiert – und die neuen Versionen werden die oben genannten Szenarien möglichst gleichartig und transparent unterstützen.

Zusammengefasst bietet das webbasierte .secure.Outlook Add In folgende Vorteile:

Massive Kosten-, Ressourcen- und Zeitersparnis für den laufenden Betrieb bei betrieblichen, prozessualen oder Compliancerelevanten Anpassungen

Homogene, gleichartige Bedienung des Add-Ins, unabhängig von der gewählten persönlichen Outlook Verwendung

Aktuelle, modernste und richtungsweisendste Technologie

Konsistente Berechtigungs-, Policies- und Prozessvorgaben über alle Systemgrenzen hinweg

Wir freuen uns über eine Zusammenarbeit

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