.secure.PORTAL

Self Service mit .secure.PORTAL

Die intelligente
Self Service
Plattform!

Mit seinen Geschäftspartner auf einfachste Art verbunden zu sein und – mit nur wenigen Klicks – das ist der spezifische Einsatzbereich von .secure.PORTAL. Egal ob ein Zimmer gebucht wird, eine Urlaubsreise, ein Bahn Ticket oder eine Bestellung bei AMAZON – Portale sind allgegenwärtig und nahezu jeder kann sie ohne Schulung im Self-Service-Modus bedienen.

.PORTAL ermöglicht die Interaktion mit Kunden, Interessenten, Externen und Geschäftspartnern auf ähnliche Art und Weise: Externe können auf einfachste und sichere Art mit Ihnen (und somit Ihren IT- Systemen) kommunizieren! Dies bedeutet:

direkte Interaktion mit den Personen / Organisationen

keine Mehrfacherfassung von Daten da diese direkt eingegeben und ausgetauscht werden

viele Geschäftsprozesse und Services können ohne Einschränkung den Externen zur Verfügung gestellt werden

Ob es nun Prozesse im Besucher Umfeld sind (Terminabstimmung, WLAN-Account, Reservierung eines Parkplatzes, Einfahrtsberechtigung usw.), im Bereich der Steuerung von Externen / Dienstleister (Meldung von Personen, Erfassung / Austausch von Auftragsdaten, Stammdatenpflege durch die Dienstleister selbst, Berechtigungsprozesse usw.), bei der Bereitstellung und Steuerung von erforderlichen Unterweisungen oder das Management von Aufgaben und Services durch interne oder externe Personengruppen. Alle hierfür relevanten Prozesse und Informationen können fein gesteuert und mit den externen Teilnehmern ausgetauscht werden. Es ist hierbei unabhängig ob der Zugriff über den Browser und PC oder noch einfacher, mit einem Standard Smartphone durchgeführt wird.

Direkter, schneller, unmittelbarer und strukturierter geht es kaum – und das bei voller Kontrolle und Sicherheit – alle Prozesse sind jederzeit revisionsfähig und nachvollziehbar!

Warum .secure.PORTAL?

Unser gesamtes Wirtschaften basiert auf dem Austausch von Waren und Dienstleistungen. .secure.PORTAL erweitert dies um den Austausch von Informationen: es ist die „Pforte“ oder der Umschlagplatz in dem unternehmensübergreifende Prozesse möglich werden. Ganz im Sinne der Grundideen der digitalen Transformation werden Kunden, Lieferanten, Dienstleister und Interessenten direkte und aktive Teilnehmer in den Unternehmensprozessen. Durch gesicherte Identitäten, Anmeldeprozesse und Berechtigungen können die Möglichkeiten und Prozessintegration der externen Teilnehmer nahezu beliebig entsprechend den betrieblichen Vorgaben eingestellt werden. Aktuell bildet die .secure Portalwelt Prozesse aus folgenden Fokus Bereichen ab:

.VISIT - Besucherprozesse

.CERTIFY – Qualifizierungs- und Unterweisungsprozesse für interne und externe Personen

.EXTERNAL – Pflege und Austausch von Auftrags-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie Ein- und Austrittsprozessen

.SERVICE – Aufgabenmanagement für interne und externe Dienstleister

Eintrittspunkt für die gis Portalbereiche ist die Registrierungseite des .secure.PORTALs . Basis für einen sicheren Informationsaustausch sind neben den IT-Security-Maßnahmen eine eindeutige Identität des externen Portal Benutzers. Das .PORTAL setzt, analog wie andere Prozessanbieter (Bahn, Amazon usw.), auf ein Konto-Konzept. Die externen Teilnehmer legen ihr eigenes „Benutzerkonto“ an und können dieses auch eigenständig bis hin zur Löschung verwalten. Die Anforderungen an ein Konto (welche Informationen, Pflichtfelder,  Authentifizierungsmaßnahmen usw.) definieren Sie als Anbieter selbst.

Des Weiteren bestimmen Sie ebenfalls die Berechtigungen und Prozesse, die von einem Externen genutzt werden können. Konkret bedeutet dies: wer welche Services in welcher Art und Weise als Externer in den einzelnen Portalbereichen nutzen kann, bestimmen immer Sie als Anbieter. Dies geschieht üblicherweise basierend auf Regeln und somit automatisiert und sicher!

Darüber hinaus sind weitere betriebliche Self-Service-Prozesse, die bereichsübergreifend angelegt sind, für externe Portalbenutzer nutzbar, um so bei Bedarf externe Personen stärker in die unternehmensübergreifenden Prozesse einzubinden.

Einsatzszenarien und Schnittstellen

Im Folgenden werden die Einsatzszenarien und Schnittstellen mit anderen .secure Modulen beschrieben.

Besucher

Besucher

.VISIT

Der gesamte Prozess eines Besuches lässt sich im .PORTAL.VISIT abbilden. Von der Planung (Datum, Teilnehmer, Ort) über die Vorbereitung (Parkplatz Reservierung, WLAN Zugang, Dokumentation mitgebrachter Geräte, erforderliche Unterweisungen, allgemeine oder individuelle Reminder Services usw.) bis hin zur Durchführung (Selbstanmeldung, Wegeplan auf Gelände, Auschecken usw.) des Besuches stehen Sie mit Ihren Gästen immer in direktem Kontakt – bei voller Transparenz und Aktualität.

Die Gäste können alle Informationen und Aktionen sehr bequem über den Zugriff mit ihrem persönlichen Smartphone oder ihren Rechner einsehen bzw. erledigen. Es wird nichts dem Zufall überlassen. Alle Informationen und Daten liegen bereits vor und dies bedeutet: keine Wartezeiten, keine Überraschungen, keine hektischen und dringende Aktivitäten beim und während des Besuchs.

Die Prozesse sind dabei individuell definierbar, so dass diese zu Ihren Besuchern und deren Anliegen passen. Egal ob sich um Business Meetings mit Kunden oder Lieferanten, Handwerker Einsätze oder ganz andere spezifische betriebliche Besuchsarten handelt, Sie können alle die Prozesse individuell gestalten.

Unterweisung

Unterweisung

.CERTIFY

Mithilfe des Unterweisungsportals können interne wie externe Mitarbeiter oder Dienstleister jederzeit und von jedem Ort aus die erforderlichen betrieblichen Unterweisungen einsehen und durchführen. Die Steuerung erfolgt über Ihre betrieblichen Vorgaben, die in .secure abgebildet werden – vollkommen regelbasiert und automatisiert.

Die Teilnehmer melden sich einfach im Portal an oder folgen einem bereitgestellten Link der ihnen per E-Mail oder SMS zugesendet wird.

Die erforderlichen Unterweisungen können an einem beliebigen PC, an speziellen Terminals vor Ort oder über ihr persönliches Mobilgerät einfach durchführen. Somit ist sichergestellt, dass jede erforderliche Unterweisung vor Arbeitsbeginn oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegt.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie Ihre eigenen Unterweisungen planen, bereitstellen oder verwalten können – die Produktbeschreibung .secure.CERTIFY  zeigt auf, wie einfach es ist, diese Prozesse für Ihr Unternehmen, Ihren Standort oder andere spezifische Anforderungen in Eigenregie umzusetzen.

Externe Steuerung

Externe Steuerung

.EXTERNAL

Die internen Verantwortlichen haben zu jedem Zeitpunkt einen klaren Überblick der Prozesse – unabhängig davon, ob es sich um einen einzigen Handwerker Auftrag handelt, um komplexere Umbaumaßnahmen oder um das Onbording von externen Beratern oder Dienstleister in nicht gewerblichen Bereichen. Auch hier gilt das Prinzip der Freiheit: von jedem Ort der Welt mit nahezu jedem Gerät können die Daten eingesehen, erfasst und verarbeitet werden.

Die Integration von Externen in das betriebliche Arbeitsumfeld sind oftmals Prozesse mit erheblicher Komplexität, kleinen Zeitfenstern und unscharfen Personeninformationen bei zeitgleich hohem Anspruch an Vollständigkeit, Sicherheit und Belastbarkeit. Schließlich arbeiten Externe auf Ihrem Betriebsgelände, haben somit Zugang zu teilkritischen Bereichen, verrichten Arbeiten mit hohem Anspruch an Arbeitsschutz und -sicherheit und weisen auch oftmals überdurchschnittliche Fluktuationsraten auf.

Diesen Anforderungen wird das Portal .EXTERNAL gerecht. Auftraggeber und Auftragnehmer (sowie deren Personal) haben eine zentrale Plattform auf denen alle relevanten Daten und Informationen prozessgesteuert abgebildet werden. Externe können ihre entsandten Mitarbeiter im Vorfeld selbst hinterlegen: sie erkennen welche Unterweisungen zu erledigen sind und können diese bereits im Vorfeld durchführen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, alle anderen erforderlichen Prozessdaten im Self-Service-Modus erfassen.

Aufgabenverwaltung

Aufgabenverwaltung

.SERVICE

Die Prozessbeteiligten können jederzeit aktiv informiert werden – über die zu erledigenden Aufgaben und den Status der Erledigung. Die Informationen sind demnach hochaktuell und jederzeit von den Beteiligten einsehbar, editierbar und können nachverfolgt werden.

Der Kern des Service Portals ist die Verwaltung von Aufgaben. „Service Aufträge“ werden aus Prozessen automatisiert oder durch manuelle Erfassung generiert und den ausführenden Service Organisationen (intern wie extern) und deren Personen zur Erledigung angezeigt. Der Zugriff erfolgt wiederum sehr einfach über einen Browser – oder ein Mobilgerät.

Dabei ist es nahezu unerheblich, welche Services darüber verwaltet werden: das kann eine Parkplatz Reservierung sein, das Bereitstellen von Catering im Besprechungsraum „Berlin“, der Fahrdienst zum Flughafen, die Vorbereitung des Raumes „Paris“ für das Meeting mit spezieller Sitzordnung sowie das technische Equipment usw.

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Self Service Plattform  .PORTAL

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