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Besucherverwal-
tung mit .secure.VISIT

Besucher einfach verwalten.

.secure.VISIT ermöglicht eine vollumfängliche Verwaltung Ihrer Besucher durch transparente Planung, Steuerung und Durchführung von Besucher-Prozessen entsprechend Ihren Anforderungen!

Die Software zur Besucherverwaltung bietet Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit ihre Besuchertermine ohne zusätzlichen Aufwand einfach und direkt zu managen — beispielsweise mit Informationen aus ihrem persönlichen Kalendersystem (Outlook, Lotus Notes, domino usw.).

Es gibt unterschiedliche Wege Besuchsprozesse zu verwalten, z.B. mit analogen Papierlisten oder verschiedenen Softwareanwendungen. Aus mehr als 15 Jahren Erfahrung kennen wir die Anforderungen der Unternehmen sehr genau. Das Ergebnis ist unser vollständig neu konzipiertes Anwendungssystem .secure.VISIT – so gelingt eine sichere und unkomplizierte Verwaltung Ihrer Besucher über nur eine Anwendung und Sie können Ihre Gäste individuell herzlich willkommen heißen.

Informieren Sie sich in 4:05 Minuten über die wesentlichen Kernfunktionen dieser Anwendung

Besucher individuell begrüßen mit .secure.VISIT

Warum .secure.VISIT die clevere Lösung zur Besucherverwaltung ist

Im Rahmen der Besucherverwaltung gilt es viele Herausforderungen zu meistern. So sollten für die Anwender alle benötigten Informationen zu Besuchern und Ereignissen schnell abrufbar und die damit verbundenen Aufgaben mit nur wenigen Klicks verfügbar sein, damit ihre Besucher individuell begrüßt werden können.

Mit .secure.VISIT ist das problemlos möglich, denn es sind leicht anpassbare Grundinstallationen, beispielsweise mit Fokus auf Verwaltung, Industrie (-park) und unterschiedliche Standorte bzw. Betriebstätten innerhalb eines Unternehmens verfügbar. Ebenso können betriebseigene Spezifikationen  jederzeit per Parametrierung abgebildet werden. Die Flexibilität der Anwendung basiert auf einem offenen und leistungsfähigen Modell aus Ereignis- und Personentypen. Die hieraus abgeleiteten Regeln haben eine direkte Auswirkung auf die Masken und Mussfelder der Anwendung, die (Workflow-) Abläufe, die Berechtigungen sowie auf alle weiteren relevanten Funktionen.

Die Besucher-Voranmeldung kann durch die Outlook-Integration auch problemlos per Kalendereintrag durchgeführt werden. Das bedeutet: Im Verwaltungsumfeld (z. B. Besprechungen, Meetings) ist es möglich, Besucher aus dem persönlichen Outlook-Kalender heraus zu avisieren – alle benötigten Informationen werden automatisch mit .secure.VISIT synchronisiert und stehen dem Empfangspersonal direkt zur Verfügung.

Mit den Informationen, welche  direkt ins System eingegeben oder über Schnittstellen automatisch übertragen werden (z. B. aus dem Kalendersystem), erstellt .secure.VISIT Aufgaben rund um das Thema Besucherverwaltung und unterstützt die Nutzer bei der Durchführung. So werden alle erforderlichen Abläufe rund um einen Besuch durchgeführt und alle Besuche werden automatisch dokumentiert.

Das Add-In – Voranmeldungen in Outlook erstellen

Das Outlook Add-In zur Besucherverwaltung öffnet sich per Klick auf den entsprechenden Button in der Ribbon Bar.

Das Outlook Add-In ermöglicht den Mitarbeitern ihre Besuchertermine direkt in Outlook zu planen – ohne zusätzlichen Aufwand und mit allen Informationen aus ihrem persönlichen Kalendersystem. Hierfür wird der Termin wie gehabt im Outlook-Kalender erstellt. Per Klick auf den Button „Visitor Registration“ öffnet sich das Add-In und alle terminbezogenen Angaben, wie z.B. der Betreff, das Datum sowie die Uhrzeit und die Teilnehmerliste, werden aus Outlook übernommen und nach dem Speichern an .secure VISIT übertragen. Zudem können einzelne Angaben, wie z.B. Informationen zur betroffenen Rezeption oder zum Ansprechpartner, über das Add-In bearbeitet werden.

Jetzt anmelden – Spontanbesucher einfach anmelden

Im Rahmen der Schnellanmeldung besteht die Möglichkeit einen Ereignistyp zu wählen sowie die Dauer, den Betreuer und das Thema des Ereignisses anzugeben. Die hierfür benötigten Pflichtangaben können betriebsspezifisch definiert werden.

Über diesen Dialog können die Empfangsmitarbeiter Besucher ohne Voranmeldung direkt anmelden. Im Rahmen der Schnellanmeldung besteht die Möglichkeit einen Ereignistyp zu wählen sowie die Dauer, den Betreuer und das Thema des Ereignisses anzugeben. Die hierfür benötigten Pflichtangaben können betriebsspezifisch definiert werden. Sobald ein Besucher hinzugefügt wurde, sind die für die Anmeldung relevanten Aktionen ersichtlich und der Anmeldevorgang kann schnell und unkompliziert durchgeführt werden.

Der Anmeldedialog – Besucher einfach anmelden

Der Anmeldedialog zeigt alle relevanten Informationen zum Ereignis sowie die im Rahmen der Anmeldung möglichen Aktionen an. Da die Aktionen in Abhängigkeit des Ereignistyps und entsprechend der betrieblichen Anforderungen vom System generiert werden, wissen die Empfangsmitarbeiter genau, ob und welche Zutrittsmedien für diesen Besuch benötigt werden, ob der Betreuer benachrichtigt werden soll, ob und welche Unterweisung benötigt wird etc. und die Besucher können individuell von ihnen in Empfang genommen werden.

Die Informationen zum Ereignis werden oben rechts angezeigt, darunter sind die vorangemel-deten Teilnehmer zu sehen. Es besteht ebenso die Möglichkeit, weitere Teilnehmer hinzuzufügen. In diesem Beispiel sind zwei Akti-onen möglich: Die Ausgabe eines Ausweises so wie die Erfassung einer Unterweisung.

Die Rezeptionsansicht – Übersicht der erwarteten Besucher

Die Rezeptionsansicht von .secure.VISIT

Die Rezeptionsansicht ist für der Empfangsmitarbeiter konzipiert und ermöglicht ihnen die für sie relevanten Tätigkeiten zur Besucherverwaltung mit nur wenigen Klicks durchzuführen. Standardmäßig zeigt die Rezeptionansicht alle erwarteten Besucher in Bezug auf den heutigen Tag und die gewählte Rezeption an. Über das Aktionsmenü kann u.a. nach An- oder Abreisen gefiltert oder ein Spontanbesucher angemeldet werden. In der Übersicht darunter, werden die erwarteten Besucher angezeigt –  hier kann zudem nach speziellen Einträgen gesucht oder gefiltert werden. Per Klick auf den Button ganz rechts, öffnet sich der „An-/Abmeldedialog“.

Ereignismaske – Besuche planen und voranmelden

Über die Ereignismaske wird eine „Voranmeldung“ bzw. einen „Termin“ für einen bestimmten Ereignistyp erstellt. Die Ereignistypen sowie die Eingabefelder der Maske sind parametrierbar – auf diese Art und Weise können die Ereignismasken flexibel an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.

 

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Vorteile auf einen Blick:

Unkomplizierte Vorbereitung:

  • Allgemeine oder spezifische Voranmeldungen
  • Die Voranmeldung erfolgt über eine nutzerfreundlich gestaltete Arbeitsoberfläche durch die Besucher selbst, die Fachabteilung, den Betreuer oder den Gastgeber
  • Anbindung an Kalendersysteme
  • Übersichten der eigenen Besuche
  • Bestätigungs-E-Mail mit Details zum Ereignis sowie QR-Code zur einfachen Anmeldung am Besuchstag

Hardware Unterstützung am Empfang:

  • RFID-Leser
  • Papierausweisdrucker
  • Standard A4-Drucker
  • Kamera
  • Unterschriften-Pad sowie iPad (für Unterweisungen etc.)
  • Besucherbegrüßung

Flexibel steuerbar:

  • Standardsteuerung erfolgt über Besuchstyp
  • Flexible Masken und Schnittstellen
  • Einstellbare Mussfelder und Validierung
  • Integriert in HR, Outlook/ Exchange etc.
  • Verwaltung von Fremdfirmenmitarbeitern
  • Unterschiedliche Standorte, Rezeptionen etc. (Data-) Protection/ Privacy Prozesse

Drei entscheidende Fakten stellen die Basis für .secure.VISIT:

15 Jahre Prozesskompetenz (Besucher-, Fremdfirmen- und Logistikprozesse)

die außergewöhnlichen Möglichkeiten der .secure Plattform

Nutzung modernster Technologien für einfache Benutzeroberflächen

.secure.VISIT ist:

beeindruckend einfach

beeindruckend skalierbar

beeindruckend leistungsfähig

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Produktbroschüre .secure.VISIT

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